Betaal-, abonnements- en opzegvoorwaarden

1. Proefmaand

Na aanmelding en bevestiging van het e-mailadres krijgt de klant één maand gratis toegang tot alle functies van het Pro-pakket. Tijdens de proefmaand wordt niets afgeschreven. Na afloop start er geen betaald abonnement vanzelf: de klant kiest zelf een pakket in de portal. Zonder keuze wordt de omgeving alleen-lezen.

2. Pakketten, prijzen en btw

ServiceHub kent vaste pakketten per maand (excl. btw): Basis € 19,00, Plus € 49,00 en Pro € 99,00. De pakketten verschillen in functies en opslag; het aantal gebruikers is onbeperkt zonder meerprijs. De pakketten worden per maand afgerekend, telkens vooraf. Alle bedragen zijn exclusief btw; de btw wordt bij betaling en op de factuur apart vermeld. De prijs en de looptijd staan vóór betaling zichtbaar in de bestelstap in de portal.

Normaal gebruik van opslag, e-mail en Wesley via website en e-mail is inbegrepen; elk pakket heeft een ruime opslaglimiet. Bij uitzonderlijk gebruik dat de dienst of de kosten wezenlijk beïnvloedt, nemen we eerst contact op om een passende afspraak te maken.

3. Acties

Tijdelijke introductie- of lanceeracties kunnen gelden; die staan altijd vóór betaling zichtbaar in de bestelstap. De vaste pakketprijzen blijven daarna ongewijzigd, zodat er geen verrassingen zijn bij verlenging.

4. Looptijd en betaling

Een abonnement loopt per maand en wordt telkens met één maand verlengd. De eerste maand wordt bij het afsluiten betaald via Mollie; met die betaling geeft de klant toestemming voor de volgende automatische afschrijvingen. De klant machtigt EM Software daarmee om de volgende maandtermijnen via Mollie automatisch af te schrijven; de factuur of betaalmail geldt als vooraankondiging en de termijn daarvoor is verkort tot één dag. Iedere maand wordt vooraf betaald. Facturen die niet automatisch worden geïnd, hebben een betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum.

Voor iedere betaling ontvangt de klant automatisch een factuur van EM Software per e-mail; de facturen staan ook in de portal onder Abonnement.

5. Wijzigen van pakket

De klant kan per e-mail op elk moment naar een hoger of lager pakket overstappen. Een upgrade gaat in zodra de betaling voor het nieuwe pakket is voldaan; een downgrade gaat in vanaf de eerstvolgende termijn. Het aantal gebruikers is onbeperkt, dus voor extra collega's betaalt de klant geen meerprijs. Bij de legacy-pakketten met inbegrepen gebruikers geldt de eerder overeengekomen meerprijs per extra gebruiker, telkens vanaf de eerstvolgende termijn.

6. Mislukte betaling

Mislukt een automatische betaling, dan informeren we de klant per e-mail. ServiceHub blijft dan gedurende een hersteltermijn van zeven dagen volledig beschikbaar. De klant kan de openstaande termijn in die periode zelf betalen via Abonnement in de portal. Is de betaling na zeven dagen niet voldaan, dan wordt ServiceHub alleen-lezen tot de achterstand is betaald. Gegevens blijven in die periode bewaard en exporteerbaar, en lopende termijnen blijven verschuldigd.

Is de achterstand 30 dagen na de eerste mislukte betaling nog niet voldaan, dan eindigt het abonnement automatisch; we laten dat per e-mail weten en schrijven daarna niets meer af. Vanaf die datum geldt artikel 9 (export en verwijdering). Over een openstaand bedrag zijn de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten verschuldigd.

7. Opzeggen

Een beheerder kan het abonnement op ieder moment opzeggen via Abonnement in de portal. Opzeggen per e-mail aan info@emsoftware.nl kan ook. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende, al betaalde termijn; tot die datum blijft ServiceHub volledig beschikbaar. Er vindt geen terugbetaling van een lopende termijn plaats, tenzij dwingend recht dat vereist. Zolang de termijn nog loopt, kan de klant de opzegging in de portal intrekken.

8. Prijs- en voorwaardenwijzigingen

Een prijs- of voorwaardenwijziging melden we minimaal 30 dagen vóór de ingangsdatum per e-mail. Een prijsverhoging geldt op zijn vroegst vanaf de eerstvolgende termijn na die 30 dagen. De klant kan vóór de ingangsdatum opzeggen tegen het einde van de lopende termijn. Een wijziging van de voorwaarden in het nadeel van de klant geldt pas vanaf de eerstvolgende termijn; gaat zij eerder in, dan kan de klant per de ingangsdatum opzeggen en krijgt hij het niet-gebruikte deel van een vooruitbetaalde termijn terug.

9. Einde, export en verwijdering

Na het einde van een betaald abonnement blijft ServiceHub 90 dagen alleen-lezen beschikbaar. In die periode kan de beheerder zelf een volledige export downloaden: klanten, locaties, meldingen, werkbonnen, materialen en facturen als CSV, alle facturen en creditfacturen als PDF en desgewenst alle werkfoto's. Daarna verwijderen we de gegevens van de klant volgens de bewaartermijnen. Facturen die EM Software aan de klant stuurde, bewaren wij volgens onze eigen fiscale bewaarplicht.

De klant blijft zelf verantwoordelijk voor de wettelijke bewaarplicht van zijn eigen administratie, zoals de facturen die hij met ServiceHub aan zijn klanten stuurde. Voor zover de Europese Data Act of andere dwingende overstapregels op de dienst van toepassing zijn, werken wij mee aan de daarin voorgeschreven overstap en export; deze voorwaarden beperken die rechten niet.

Overstappen: de klant kan met een termijn van ten hoogste twee maanden verzoeken om zijn gegevens over te zetten naar een andere aanbieder of eigen systemen. Wij ondersteunen een overgangsperiode van maximaal 30 dagen, waarin de dienst blijft werken. Exporteerbaar zijn: klanten en locaties, meldingen en planning, werkbonnen met uren, materialen, foto's en handtekeningen, facturen en creditfacturen (CSV en PDF), gebruikers en hun rollen, en de goedgekeurde kennis van Wesley. Aan overstap en export zijn geen kosten verbonden. Na afronding verwijderen we de gegevens volgens dit artikel. De dienst draait op servers van Hetzner in de EU (Finland en Duitsland).

10. Verhouding tot de andere voorwaarden

Deze afspraken vormen één geheel met de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst. Bij tegenstrijdigheid gaat een specifieke schriftelijke afspraak voor, daarna deze voorwaarden en daarna de algemene voorwaarden.